Politique de confidentialité

• Responsable du traitement — PROVIIS, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros.
• Siège — 1 chemin de la Futaie, 13770 Venelles.
• Immatriculation — RCS Aix-en-Provence 104 546 692.
• Représentant légal — le président.
• Contact — contact@proviis.fr.

PROVIIS n’a pas désigné de délégué à la protection des données : aucun des trois critères de l’article 37.1 du règlement (UE) 2016/679 n’est rempli. Toute question relative aux données personnelles s’adresse à contact@proviis.fr.

Cette politique décrit les traitements dont PROVIIS est responsable : ceux qui concernent les personnes qui utilisent la plateforme — conseillers, professionnels, candidats, visiteurs.

Elle ne couvre pas les données des clients finaux d’un conseiller. Sur celles-ci, le conseiller est responsable du traitement et PROVIIS agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement. Le client final est informé par une notice distincte que son conseiller lui remet au moment de la collecte, et il exerce ses droits auprès de lui. Une demande reçue par erreur chez PROVIIS lui est transmise sous cinq jours ouvrés.

3.1 — Gestion de votre compte

• Finalité — créer et gérer votre compte, vous authentifier, sécuriser l’accès.
• Base légale — exécution du contrat (art. 6.1.b).
• Données — nom, prénom, courriel, mot de passe haché, téléphone, adresse, photo, société, SIRET, numéro de TVA, extrait Kbis, secret de double authentification, préférence d’affichage.
• Conservation — durée de la relation contractuelle, puis archive (section 7).

3.2 — Sécurité et journalisation

• Finalité — détecter les accès frauduleux, limiter les tentatives de connexion, fermer une connexion à distance, établir qui a fait quoi.
• Base légale — intérêt légitime, sécurité du système (art. 6.1.f).
• Données — courriel, horodatage, succès ou échec de connexion, adresse IP, agent utilisateur, identifiant d’appareil, identifiant de session, ville et pays déduits de l’adresse IP.
• Conservation — 12 mois. Identifiant de session : 30 jours au plus après l’ouverture de la connexion.

La localisation à partir de l’adresse IP est calculée sur les serveurs de PROVIIS. Aucune adresse IP n’est transmise à un service de géolocalisation tiers.

Chaque connexion porte un identifiant de session. Elle est close au plus tard trente jours après son ouverture, puis son identifiant est effacé. « Déconnexion » ferme la connexion de l’appareil utilisé ; « Déconnecter les autres appareils », dans vos paramètres, ferme toutes les autres. Un changement de mot de passe ou de statut du compte ferme toutes les connexions.

3.3 — Facturation et encaissement

• Finalité — facturer l’abonnement et les redevances, encaisser, recouvrer, tenir la comptabilité.
• Base légale — exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale (art. 6.1.c).
• Données — identité, société, coordonnées bancaires, montants, échéances, impayés, pénalités.
• Conservation — 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

3.4 — Candidature et entrée en relation

• Finalité — instruire une candidature, vérifier que le candidat remplit les conditions, activer son accès.
• Base légale — mesures précontractuelles (art. 6.1.b).
• Données — identité, coordonnées, société, SIRET, pièce d’identité, justificatif de domicile, extrait Kbis, attestation de responsabilité civile professionnelle, coordonnées bancaires, contrat signé.
• Conservation — candidature acceptée : durée de la relation. Candidature sans suite : 2 ans après le dernier contact.

La pièce d’identité sert une seule fois, au moment de la vérification d’identité, et n’est pas conservée pendant toute la relation.

Des relances automatiques sont adressées au candidat tant que son dossier est incomplet. Elles cessent sur simple demande.

3.5 — Communauté : forum, messagerie, modération

• Finalité — permettre aux conseillers d’échanger, modérer les contenus signalés.
• Base légale — exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligation légale pour la modération.
• Données — profil public, publications, réponses, messages privés, signalements, décisions de modération.
• Conservation — durée de la relation contractuelle.

Vos messages privés ne sont pas lus. Lorsqu’un message est signalé, un administrateur accède uniquement aux quatre messages qui entourent le signalement, et chacun de ces accès est journalisé. Le détail figure à l’article 8 des conditions générales.

3.6 — Assistance et support

• Finalité — répondre aux demandes d’aide, alimenter la base de connaissance.
• Base légale — exécution du contrat (art. 6.1.b).
• Données — objet, message, échanges avec l’assistant conversationnel.
• Conservation — échanges avec l’assistant : 12 mois. Messages de support : 3 ans après le dernier échange.

3.7 — Mesure d’usage du logiciel

• Finalité — mesurer le temps d’usage du logiciel, dimensionner l’infrastructure.
• Base légale — intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Données — battements de présence horodatés, agrégats journaliers.
• Conservation — détail : 6 mois. Agrégats journaliers : 13 mois.

Cette mesure sert à comprendre l’usage du logiciel. Elle ne constitue ni un contrôle d’activité, ni un critère d’évaluation, et ne produit aucune conséquence contractuelle.

3.8 — Lettre d’information

• Finalité — adresser la lettre d’information de PROVIIS aux titulaires qui l’ont demandée.
• Base légale — consentement (art. 6.1.a), donné par l’interrupteur des paramètres, décoché par défaut.
• Données — adresse électronique du compte, choix d’inscription.
• Conservation — jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à la clôture du compte.

Le consentement se retire à tout moment, par le même interrupteur ou par le lien de désinscription de chaque lettre. Le refus ou le retrait n’a aucune conséquence sur l’usage du logiciel.

Le logiciel recourt à l’intelligence artificielle dans six fonctions. Pour chacune, voici ce qui est transmis :

• Avis de valeur d’achat — caractéristiques du bien, commune et code postal, environnement proche (axes, gare, zones d’activité, avec leur distance), sans adresse.
• Avis de valeur du projet — caractéristiques du bien projeté, travaux chiffrés, commune et code postal, environnement proche (axes, gare, zones d’activité, avec leur distance), sans adresse.
• Analyse des travaux — la note que vous rédigez ; la description, la commune, le code postal et le zonage du bien ; son environnement proche (axes, gare, zones d’activité, avec leur distance), sans adresse.
• Analyse du règlement d’urbanisme — références cadastrales et commune de la parcelle, zonage, extraits du document d’urbanisme — ni adresse ni coordonnées géographiques.
• Assistant d’urbanisme — les questions que vous tapez.
• Assistant d’aide — les questions que vous tapez.

Le fournisseur est Anthropic. L’entité contractante est Anthropic Ireland, Limited ; le traitement s’exécute aux États-Unis.

Trois de ces fonctions sont des champs de saisie libre — l’analyse des travaux, l’assistant d’urbanisme et l’assistant d’aide. Ce qui y est écrit part tel quel. Vous vous engagez à n’y faire figurer ni l’identité, ni les coordonnées, ni la situation financière d’un client. Le logiciel vous le rappelle à l’écran, à côté de chacun de ces champs.

PROVIIS a obtenu de son fournisseur la garantie que les données transmises ne servent ni à entraîner un modèle, ni à améliorer un service. PROVIIS s’interdit elle-même tout usage des données confiées à des fins qui lui seraient propres.

Les requêtes adressées à l’intelligence artificielle, entrées et sorties comprises, sont conservées 12 mois, puis effacées automatiquement.

• OVH SAS — hébergement des serveurs et de la base de données. France ; aucun transfert hors de l’Union européenne.
• Anthropic Ireland, Limited — intelligence artificielle. Irlande, traitement aux États-Unis : transfert hors de l’Union européenne.
• Stripe Payments Europe, Limited — encaissement des abonnements et des redevances. Irlande, groupe américain : transfert hors de l’Union européenne.
• Eurosign — signature électronique des contrats et des devis. France ; aucun transfert hors de l’Union européenne.
• Sentry — détection des erreurs techniques. Union européenne ; aucun transfert hors de l’Union européenne.
• Un prestataire d’envoi de courriels — messages transactionnels. Union européenne ; aucun transfert hors de l’Union européenne.
• Un expert-comptable — tenue de la comptabilité. France ; aucun transfert hors de l’Union européenne.

Aucune donnée n’est vendue, louée, ni transmise à des fins publicitaires.

Deux traitements comportent un transfert vers les États-Unis : l’intelligence artificielle (Anthropic) et le paiement (Stripe, dont le groupe est américain).

Ces transferts reposent sur l’exécution du contrat et sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914).

Ces transferts ne vous sont pas soumis pour accord. Ils sont indispensables au fonctionnement du service : un consentement qui conditionne l’exécution du contrat ne serait pas libre, donc pas valable (art. 7.4). Vous en êtes informé, et vous pouvez à tout moment demander une copie des garanties mises en place.

• Compte et profil — durée de la relation contractuelle.
• Journaux de sécurité et de connexion — 12 mois.
• Sessions de connexion — 30 jours au plus après l’ouverture de la connexion.
• Appareils enregistrés inactifs — 12 mois.
• Requêtes d’intelligence artificielle — 12 mois.
• Échanges avec l’assistant conversationnel — 12 mois.
• Messages de support — 3 ans après le dernier échange.
• Candidature sans suite — 2 ans après le dernier contact.
• Contenus de la communauté et messages privés — durée de la relation contractuelle.
• Mesure d’usage, détail — 6 mois.
• Mesure d’usage, agrégats journaliers — 13 mois.
• Factures, devis, pièces comptables — 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
• Archive de compte supprimé — 5 ans.

Conseiller ou professionnel, vous supprimez vous-même votre compte, depuis vos paramètres, après avoir saisi votre mot de passe. La suppression est immédiate ; elle vous propose d’abord d’exporter vos données, et un courriel la confirme. Pendant les trente jours qui suivent, vous obtenez une copie complète de vos données sur demande à contact@proviis.fr. Les données de vos clients, dont vous êtes responsable, suivent le contrat de sous-traitance : le conseiller peut en demander l’effacement immédiat au moment de supprimer son compte ; à défaut, et pour le professionnel, elles sont conservées six mois après ces trente jours, puis effacées.

La suppression d’un compte n’efface pas tout, et c’est volontaire. Les pièces comptables et les journaux d’audit sont conservés pour la durée que la loi impose — code de commerce (art. L123-22) et livre des procédures fiscales (art. L102 B). Le reste est anonymisé ou effacé.

Le site et l’application déposent uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service : maintien de la session, sécurité, et mémorisation de la préférence d’affichage. Ces cookies ne requièrent pas de consentement (art. 82 de la loi du 6 janvier 1978).

Aucun cookie de mesure d’audience, aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers n’est déposé par PROVIIS.

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Accès (art. 15) — obtenir la confirmation qu’un traitement existe et une copie de vos données.
• Rectification (art. 16) — corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement (art. 17) — faire supprimer vos données, sauf obligation légale de conservation.
• Limitation (art. 18) — geler un traitement le temps d’une contestation.
• Portabilité (art. 20) — recevoir dans un format réutilisable les données que vous avez fournies.
• Opposition (art. 21) — vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Directives post mortem — définir le sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi du 6 janvier 1978).

Conseiller ou professionnel, vous les exercez d’abord vous-même, depuis vos paramètres. L’export de vos données, disponible à tout moment, vous remet un fichier lisible avec un récapitulatif par opération, les documents déjà émis et des tableaux au format ouvert : il répond aux droits d’accès et de portabilité. La suppression de votre compte répond au droit à l’effacement, dans les limites de la section 7.

Comment les exercer autrement. Écrivez à contact@proviis.fr. PROVIIS répond dans un délai d’un mois à compter de la réception, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, auquel cas vous en êtes informé dans le premier mois.

Si un doute raisonnable existe sur votre identité, une pièce justificative complémentaire peut vous être demandée. Cette demande suspend le délai jusqu’à réception.

Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé (art. 22). L’intelligence artificielle produit des avis de valeur, des chiffrages et des analyses ; la décision appartient toujours à une personne.

• Mots de passe hachés, jamais réversibles.
• Double authentification par code à usage unique, secret chiffré.
• Limitation des tentatives de connexion, avec blocage temporaire.
• Connexion close au plus tard trente jours après son ouverture ; fermeture à distance des autres appareils ; fermeture de toutes les connexions à tout changement de mot de passe ou de statut.
• Chiffrement des échanges en transit.
• Journalisation des actions administratives et des accès aux contenus signalés.
• Pièces justificatives stockées hors de tout accès public direct.
• Accès aux messages privés limité à quatre messages et journalisé.
• Sauvegardes régulières.
• Suppression de compte non destructrice : archive datée, pièces comptables préservées.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Une réclamation auprès de la CNIL n’exige pas de démarche préalable auprès de PROVIIS, mais un échange direct règle le plus souvent la question plus vite.

Toute modification de fond est portée à votre connaissance par un message adressé à l’adresse de votre compte, au moins quinze jours avant son entrée en vigueur.